Síndico o guardião das informações

Publicado em 24/09/2020 - Editado em 25/09/2020 | Comentarios > ver comentários

O presidente da república sancionou a Lei 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que visa proteger a privacidade e os dados pessoais para que não sejam violados. Cabe a todos os envolvidos no procedimento, desde a coleta, uso, e arquivamento das informações, um enorme grau de responsabilidade para não incorrer em infrações que resultarão em multas e penalidades.

Mas como essa lei atinge os condomínios? Em todos os procedimentos que envolva a coleta de dados pessoais de condôminos, moradores, prestadores de serviço, visitantes, ou seja, identificar dados que tenham relação com qualquer pessoa natural, conforme consta no artigo 5*, inciso I, da LGPD. É necessário estabelecer uma plataforma para coleta, armazenamento, tratamento e descarte das informações (LGPD, artigo 5*, inciso X).

A lei determina que tenha um controlador responsável por tomar decisões; e um operador que cuidará do tratamento dos dados obtidos.

Todos os envolvidos nesse processo, segundo o artigo 6* da lei, devem respeitar os direitos dos titulares dos dados, seguindo determinados parâmetros.

No caso específico dos condomínios, fica claro e sem margem de questionamentos que a gestão administrativa conduzida pelo síndico deve zelar pela segurança de todos que residem ou transitem por espaços comuns. E para cumprir essa tarefa com eficiência, uma das rotinas diárias é controlar o acesso de todas as pessoas registrando informações básicas.

Outro aspecto relevante envolve a necessidade de manter um cadastro geral atualizado para realizar algumas rotinas administrativas, como por exemplo: geração mensal de boletos das cotas condominiais; comunicados individuais; aviso de advertências ou multas por infrações às normas internas; promoção de notificações extrajudiciais ou judiciais; ações de cobrança de inadimplentes e outros.

Em termos de condomínios e de uma forma geral é necessário interpretar o espírito do legislador e o bem que pretende proteger. Nesse sentido, podemos listar:

- Há uma finalidade específica na coleta de dados;

- Uma finalidade adequada de pleno conhecimento geral;

- Um limite essencial para alcançar a finalidade;

- Livre acesso aos interessados para saber como seus dados são tratados;

- Dados e atualizações de acordo com as necessidades;

- Transparência sobre todo o processo e seus responsáveis no condomínio;

- Impedir e coibir situações ilegais de manipulação do sistema de armazenamento de dados;

- Manutenção preventiva contra danos aos titulares dos dados e treinamento de todos os envolvidos no processo.

A lei prevê a criação de uma Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) para regulamentação da LGPD; fiscalização do cumprimento da lei; instauração de processos administrativos e aplicação de sanções.

As punições vão variar entre advertências, multa, ou proibição parcial ou total do exercício de atividades ligadas ao tratamento de dados. A multa prevista por infração será de 2% do faturamento da empresa, limitado até cinquenta milhões de reais, podendo ser de aplicação diária.

As punições por força de lei entrarão em vigor em agosto de 2021. Mas decisões judiciais envolvendo a proteção de dados já estão sendo aplicadas desde 2019. Motivo mais do que suficiente para os condomínios e prestadores de serviço terceirizados não menosprezarem a necessidade de adequação a lei.

As administradoras de condomínios como parceiras do síndico devem estar preparadas para responder as consultas feitas pelos condôminos e moradores: como são coletados os dados e sua necessidade. Por quanto tempo ficarão armazenadas, e como são tratados e protegidos.

Além dos serviços terceirizados de portaria presencial, houve um aumento significativo na contratação das empresas que oferecem serviços de portaria virtual. Muitas utilizam ferramentas como a biometria e outras tecnologias, requerendo o acompanhamento de advogados para avaliar se a lei está sendo aplicada e respeitada. E para os condomínios que possuem porteiros orgânicos, o síndico deverá redobrar sua atenção sobre o tratamento que dará aos dados coletados e o seu armazenamento.

Somente com a lei em vigor será possível avaliar o desdobramento prático. Mas tudo caminha para o mercado apresentar uma nova área de atuação para serviços terceirizados ou das próprias empresas que será o Oficial de Proteção de Dados.

O Data Protection Officer (DPO) será o profissional encarregado de assegurar que a lei esteja sendo aplicada. Ficará também responsável por tratar com os clientes e o órgão fiscalizador, e dar satisfações públicas no caso de vazamentos de informações.

Mesmo que os condôminos e moradores não tenham dúvidas, e achem normal que o condomínio colete informações, é importante o síndico e a administradora, conseguir o aceite formal e expresso de todos em relação às informações pessoais e como será a gestão dos dados. Esse cuidado é indispensável como meio de prova em caso de contestação dos titulares desses dados.

Dúvidas irão surgir em relação ao trabalho de fiscalização da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD). O tempo necessário de armazenamento das informações diante da proteção dos interesses dos titulares sobre os dados, sem prejudicar de igual modo os condomínios conforme suas necessidades.

Questões fáticas que merecem uma reflexão: um visitante que teve seus dados coletados ao entra no condomínio, poderá ao sair, exigir da portaria o descarte de suas informações? Por quanto tempo a gestão administrativa deverá armazenar os dados de condôminos que venderam suas unidades, e dos locatários que entregaram as unidades?

O síndico não pode como qualquer cidadão alegar desconhecimento e negligenciar pontos fundamentais da LGPD como o respeito à privacidade, a inviolabilidade da intimidade da pessoa, honra e imagem de qualquer titular dos dados. Melhor será adaptar-se o quanto antes como representante do condomínio e exigir o mesmo da administradora e serviços terceirizados que tenham como matéria prima lidar com informações pessoais dos condôminos, moradores e visitantes de qualquer ordem.

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