A negligência na guarda de documentos do condomínio

Publicado em 08/10/2019 - Editado em 08/10/2019 | Comentarios > ver comentários
Quando a lei determina a competência do síndico e o que dele se espera, na realidade estamos tratando do ato ou efeito de atribuir ao cargo à responsabilidade de inúmeras obrigações. Entre elas a de manter em local seguro os documentos do condomínio.
 
O grau de importância que essa guarda representa, mereceria um tratamento especial do legislador incluindo-a como item específico e obrigatório em todas as convenções.
 
Mesmo levando em consideração a previsão sobre essa matéria na Lei 4.591/64, em seu artigo 22, letra g, atribuindo ao síndico a obrigação de manter guardado por um prazo de cinco anos, toda documentação pertencente ao condomínio, melhor seria deixar claro que nenhuma convenção possa receber o registro em cartório e assim produzir seus efeitos contra terceiros, sem fazer constar de forma explicita e determinativa este dispositivo. 
 
Mas até que esse assunto mereça a devida atenção, como administrar com eficácia uma enorme carga de documentos que só cresce diante de novas exigências?
 
Há uma gama de documentos cuja guarda é indispensável, devendo ser transmitida pelo síndico ao seu sucessor e assim sucessivamente; muitos deles de caráter permanente enquanto o condomínio existir. Plantas de áreas comuns e privativas, guias e comprovantes de encargos sociais e trabalhistas de funcionários próprios ou terceirizados, impostos e taxas para citar alguns, são importantes no momento de uma fiscalização, uma ação trabalhista, um laudo pericial, cuja guarda deve ser realizada de forma organizada e de fácil acesso.
 
O sistema jurídico dá às provas materiais um peso relevante diante de outras formas, ou seja, depoimentos ou testemunhas. A exibição de documentos e provas periciais são instrumentos pelos quais se torna inconteste a comprovação dos fatos.
 
Conceito adotado no processo civil onde a prova documental é o elemento primordial na formação do convencimento lógico do juiz, muito embora não afaste dele a faculdade de ponderar sobre outros meios que o aproxime do que seja coerente.
 
Então ao síndico cabe tomar todos os cuidados necessários na preservação e guarda de documentos para apresentá-los quando solicitado ou intimado a fazê-lo, podendo ser responsabilizado pelo prejuízo que possa acarretar.
 
Seja a guarda na administradora de condomínios para facilitar as rotinas diárias, ou mesmo no próprio condomínio, fato é que os mesmos estejam organizados, bem preservados, em local seguro e restrito, jamais na residência do síndico, subsíndico e conselheiros.
 
Sendo necessário o fornecimento de um documento por qualquer motivo razoável, o síndico ou pessoa responsável deve tomar a precaução de entregar uma cópia, nunca o documento original.
 
Hábito muito comum é a montagem de pastas mensais de prestação de contas divididas em segmentos por assuntos: despesas com pessoal, encargos e tributos, consumos em geral, água, luz, gás e outros, orçamentos, obrigações, relatórios financeiros, comprovantes de
manutenções, questões jurídicas como acordos, quitações de débitos e honorários advocatícios. A lista pode ser maior a depender da estrutura do condomínio e despesas e receitas realizadas.
 
Em muitos casos outros documentos são guardados apartados das pastas, mas nem por isso, perdem a sua importância. E muitas provas são obtidas levantando esses papeis.
 
As orientações sobre a guarda dos documentos passam pelo simples fato de não fornecer chave ou permitir livre acesso aos ambientes onde os documentos estejam, a não ser o zelador ou pessoa autorizada pelo síndico, sob sua inteira responsabilidade.
 
Apesar das constantes reclamações dos condôminos e moradores o síndico deve por precaução permitir acesso e verificação de qualquer documento em local e horário previamente determinado, de preferência na presença de testemunhas que podem ser os próprios membros do Corpo Diretivo. Da mesma forma que nenhum membro do Corpo Diretivo deve levar pastas para suas residências, o mesmo ocorre com qualquer morador.
 
Para dar segurança aos atos praticados pelo síndico é recomendável que aqueles que tenham dado vistas aos documentos que assinem um termo. E se não concordarem com algo visto que registrem suas reclamações em Livro para esse fim inclusive “cobrando” se achar necessário, uma explicação sobre suas dúvidas.
 
Sobre a guarda outra opção atual é a digitalização dos documentos oferecendo aos interessados o acesso ao sistema através de “login” e senha, controlando o sistema onde os documentos devem estar criptografados mantidos em um servidor seguro e com back-up.
 
De qualquer forma, mesmo com o avanço da tecnologia o registro em cartório da convenção, do regulamento interno, e atas e procurações das assembleias é aconselhado preservando esses documentos importantes para qualquer condomínio. O arquivamento ocorre de acordo com o grau de importância dos papeis, respeitando a uma tabela de prazos que pode ser obtida em entidades do seguimento.
 
 

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